Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Kontorschef
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en erfaren och serviceinriktad Kontorschef som vill ta ett helhetsansvar för den dagliga driften av vårt kontor och bidra till en välorganiserad, trivsam och effektiv arbetsmiljö. I denna roll blir du en central funktion i verksamheten och arbetar nära ledning, medarbetare, leverantörer och externa samarbetspartners för att säkerställa att administrativa processer, kontorsrutiner och interna tjänster fungerar smidigt varje dag. Du kommer att ha en viktig roll i att skapa struktur, ordning och god kommunikation mellan olika delar av organisationen.
Som Kontorschef ansvarar du för att planera, samordna och följa upp kontorets administrativa arbete. Det innebär bland annat att hantera inköp av kontorsmaterial, koordinera möten och interna aktiviteter, följa upp avtal med leverantörer, stödja onboarding av nya medarbetare samt säkerställa att lokaler, utrustning och arbetsplatser håller hög standard. Du förväntas också identifiera förbättringsområden och driva initiativ som stärker effektivitet, arbetsmiljö och medarbetarupplevelse.
Rollen passar dig som trivs med att ha många kontaktytor och som har förmåga att prioritera mellan olika arbetsuppgifter utan att tappa fokus på kvalitet och service. Du är strukturerad, lösningsorienterad och van att arbeta självständigt, samtidigt som du uppskattar samarbete och har lätt för att bygga förtroendefulla relationer. Eftersom kontoret ofta är navet i organisationen behöver du vara flexibel, prestigelös och bekväm med att hantera både strategiska förbättringsfrågor och praktiska detaljer i vardagen.
Vi söker dig som har erfarenhet av administrativ samordning, kontorsledning eller liknande roller där planering, service och koordinering varit centrala delar av arbetet. Du har god förståelse för hur effektiva administrativa processer bidrar till verksamhetens resultat och du är van att arbeta med digitala verktyg för dokumentation, kommunikation och uppföljning. Har du dessutom erfarenhet av budgetuppföljning, arbetsmiljöfrågor eller leverantörshantering är det meriterande.
Hos oss får du möjlighet att arbeta i en varierad och betydelsefull roll där du gör konkret skillnad för både verksamheten och människorna i den. Vi erbjuder en arbetsplats där initiativförmåga, ansvarstagande och god service uppskattas, och där du får möjlighet att påverka hur kontoret utvecklas över tid. Om du motiveras av att skapa ordning, underlätta för andra och bygga en professionell och välfungerande kontorsmiljö, kan detta vara rätt nästa steg för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Ansvara för den dagliga driften och samordningen av kontoret.
- Hantera inköp av kontorsmaterial och följa upp leveranser.
- Koordinera möten, besök, konferenser och interna aktiviteter.
- Säkerställa att lokaler, utrustning och arbetsplatser fungerar effektivt.
- Administrera leverantörskontakter, avtal och servicebeställningar.
- Stödja onboarding och praktisk introduktion av nya medarbetare.
- Följa upp administrativa rutiner och föreslå processförbättringar.
- Bidra till en god arbetsmiljö och hög intern servicegrad.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av kontorsadministration, kontorsledning eller liknande roll.
- Mycket god organisatorisk förmåga och känsla för struktur.
- God kommunikativ förmåga i svenska, både muntligt och skriftligt.
- Förmåga att arbeta självständigt och hantera flera uppgifter samtidigt.
- Erfarenhet av digitala verktyg som Microsoft 365 eller liknande system.
- Serviceinriktad inställning och god samarbetsförmåga.
- Vana att hantera leverantörer, beställningar och administrativa processer.
- Meriterande med erfarenhet av budgetuppföljning och arbetsmiljöarbete.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av att leda eller samordna kontorsdrift?
- Hur arbetar du för att skapa struktur i en administrativ miljö?
- Vilka digitala verktyg har du använt i tidigare administrativa roller?
- Hur prioriterar du när flera uppgifter behöver lösas samtidigt?
- Har du erfarenhet av leverantörskontakter och avtalshantering?
- Hur bidrar du till en positiv arbetsmiljö och god intern service?
